Работа с долгами
- Да, тут вы правы. Остался ещё один важный момент. Судя по нашему разговору, вам он может не понравиться. Дело в том, что мы всегда оплачиваем заказы через 30 дней после завершения всей работы.
- Вы правы, меня это совсем не радует. Смотрите: я завершу все работы через 5 месяцев, а потом должен ждать ещё месяц, пока получу от вас деньги. Итого, полгода я буду сидеть без денег. Мало радости. Ну что ж, придётся и с этим разобраться.
- А что вас не устраивает? Так делают все. Это общепринятая бизнес-практика.
- Вы знаете, когда я, ещё будучи школьником, говорил отцу: «Так делают все», он отвечал мне: «А если все будут прыгать с крыши, ты тоже прыгнешь с ними?» Я не могу себе позволить полгода ожидания расчёта за проделанную работу. Да ещё и не факт, что мне заплатят – это тоже, кстати, «общепринятая бизнес-практика». Поэтому задам вам вопрос: а что случится с компанией, если она будет мне платить помесячно, за каждый этап выполненной работы?
- Да с этим-то никаких проблем. Если в конце каждого этапа вы сможете показать какие-то конкретные результаты, можно будет каждый этап оплатить как отдельную работу. Но это всё равно будет с задержкой в 30 дней.
- А что будет с компанией, если она заплатит без задержки?
- Из этого ничего не получится. У нас есть чётко прописанная процедура оплаты поставок и услуг. Предположим, речь идёт о вашем обучении. Как только вы завершили первый этап работы, я составляю счёт-фактуру и подаю его своему начальнику, с отчётом о полученных результатах. Он утверждает этот счёт и передаёт его в бухгалтерию. Там его проверяют, визируют у главного бухгалтера и вице-президента по финансам, и передают в финансовый отдел. Финансовый отдел оформляет чек и отправляет его вам. Все эти процедуры, вместе с пересылкой вам чека, занимают примерно месяц. Иногда это проходит быстрее, но иногда бывают задержки – правда, не более чем на неделю. Обойти эту процедуру невозможно, ускорить – тоже. Так что вам придётся принять это условие, как есть.
- А от своих покупателей вы тоже получаете деньги с такой задержкой?
- Нет, они платят сразу, как только мы доставляем им товар.
- И что, они не пытаются тоже платить вам с задержкой?
- Нет, с нами такой номер не проходит. Если они пытаются задержать платёж, мы их штрафуем, по 2% за каждый день задержки. А после третьей задержки перестаём им поставлять наш товар, вот и всё. Но это нормально, у них намного более простая система управления. У них человек, отвечающий за закупки, тут же выписывает чек по нашей накладной.
- Интересно! Ну что ж, я не собираюсь перестраивать всю вашу систему управления, но всё же давайте поищем, как получить от вас оплату по завершению каждого этапа работы. Я не требую предоплаты, но и ожидать, когда мне заплатят за мою работу, тоже не могу. С другой стороны, я не хотел бы, чтобы что-то случилось с вами, если вы мне будете платить сразу, каждый месяц, по определённому графику.
Пока что получается такая цепочка событий. Вы оформляете документ по завершению этапа работы. Вы отчитываетесь перед начальником о результатах, и он утверждает этот документ. Проверка документа занимает много времени. Потом визирование этого документа тоже занимает много времени. Когда документ завизирован, выписывается чек. Пересылка чека также занимает много времени. Я всё правильно понял?
- Да, всё так и есть.
- Ну что ж, с этим и будем разбираться. Первый вопрос: как не допустить, чтобы пересылка чека занимала много времени?
- Это просто. Вместо того, чтобы отправлять чек по почте, я его забираю в финансовом отделе и отдаю вам лично в руки. Этим можно выиграть от 3 до 5 дней.
- Замечательно. А как избежать того, что визирование чека занимает много времени? И, кстати, сколько?
- Я однажды сталкивался с этим процессом визирования. Все счета складываются в одну папку, и потом один раз в неделю – в среду – её передают сначала главному бухгалтеру, а от него – вице-президенту по финансам. Главный бухгалтер подписывает документы по пятницам, а вице-президент по финансам – по четвергам, в пятницу папка отправляется в финансовый отдел, а чеки начинают выписывать во вторник. Получается, что чеки готовы к среде, через две недели после отправки папки с документами главному бухгалтеру.
- А почему именно так?
- Такой порядок завели давно, и теперь уже не выяснить, почему именно. Факт тот, что теперь все счета должны проходить эту процедуру, и менять её никто не собирается.
- А как сократить этот процесс? Неужели нет никакой возможности? Например, лично занести счёт каждому из них и попросить подписать?
- Честно сказать, никто никогда этого не пробовал делать. Наверное, для этого нужна очень веская причина.
- То есть, если есть веская причина, то можно получить эти подписи в один день, так?
- Ну очень веская!
- Что ж, как есть, так и есть. А как сделать, чтобы проверка счёта в бухгалтерии не занимала много времени?
- Это несложно. Нужно только не пускать счёт «в общем потоке», а просто занести его в бухгалтерию, показать, что сумма не выходит за пределы установленного бюджета, и получить их визу.
- Ну да, чтобы документ шёл побыстрее, нужно ему «приделать ноги». А сколько времени занимает утверждение счёта у вашего начальника?
- Это быстро. Я захожу к нему, докладываю о результатах, и получаю его подпись.
- Как видим, есть по крайней мере один способ заплатить мне точно в срок. И это уже приятно. Но этот способ весь зависит от одного: ваших действий, а значит, вашей мотивации. Казалось бы, а зачем вам вся эта суета? Не проще ли запустить счёт по общепринятой процедуре? Вроде бы, проще. Значит, в таком виде решение никуда не годится. Вам очень скоро надоест бегать с этими бумагами и всех уговаривать «отступить от процедуры». Чего в решении не хватает? Вашей мотивации. Вот её-то мы и поищем.